Loại bỏ lãng phí & bài toán cắt giảm chi phí
 
 Loại bỏ lãng phí & cắt giảm chi phí là hai thuật ngữ quá quen thuộc với những nhà quản lý, nhất là trong thời kỳ kinh tế khó khăn như hiện nay.

Tuy nhiên, vẫn còn không ít người hiểu sai hoặc nhầm lẫn hai khái niệm này. Hầu hết chúng ta đều nghĩ, loại bỏ lãng phí cũng chính là cắt giảm chi phí.

Thực ra, không phải vậy. Việc cắt giảm chi phí có thể phải gánh chịu thêm nhiều chi phí biến tướng còn loại bỏ lãng phí thì không.

Ví dụ: Khi doanh nghiệp cắt giảm chi phí nhân sự: lương, thưởng, đào tạo & phát triển,.. thì hậu quả tất yếu sẽ là năng lực & thái độ làm việc của nhân viên giảm sút, gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm & dịch vụ.

Vậy nên, trước khi thực hiện cắt giảm chi phí, chúng ta thử tìm cách loại bỏ lãng phí.

Thế nào là loại bỏ lãng phí? Chúng ta tạm hiểu, lãng phí là những hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc khách hàng không mong đợi. Như vậy, loại bỏ lãng phí chính là loại bỏ mọi hoạt động không mang lại giá trị cho khách hàng.

Vậy tại sao vẫn tồn tại lãng phí trong doanh nghiệp? Có rất nhiều nguyên nhân để lãng phí tồn tại mà chúng ta không hề hay biết.

Ví dụ: Ông Zig Zaglar, một diễn giả Mỹ nổi tiếng có kể câu chuyện về truyền thống khá thú vị:

“Ngày lễ Giáng Sinh, gia đình tụ họp nấu ăn. Khi làm thịt dăm bông (ham), bà vợ dặn ông chồng là nhớ chặt 2 khúc đầu của cái chân giò heo trước khi bỏ vào lò nướng. Ông chồng hỏi tại sao? Bà vợ giải thích vì mẹ em luôn luôn làm vậy. Quay hỏi bà mẹ, bà ta trả lời đó là cách nướng truyền thống của gia đình, làm theo phương thức của bà ngoại. Ông chồng vẫn tò mò muốn biết lý do, nên yêu cầu bà vợ nhấc điện thoại hỏi bà ngoại. Câu trả lời,” Tại hồi trước, ngoại chỉ có cái lò nướng nhỏ, phải chặt hai đầu đi để bỏ vào cho vừa.”

Lãng phí tại doanh nghiệp chúng ta cũng rất có thể tồn tại lâu đời như thế và mỗi ngày một trầm trọng hơn. Điều quan trọng là chúng ta nên tập thói quen đặt câu hỏi “tại sao?” và “thì sao?” để lãng phí không có cơ hội bén rễ & ăn sâu vào hoạt động của doanh nghiệp.

Loại bỏ lãng phí bằng cách nào?

Có nhiều phương pháp tiếp cận, tuy nhiên, theo tôi, đơn giản nhất, chúng ta có thể áp dụng là “Phương pháp 7W + 1”. Đó là:

1.    Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over production)

2.    Lãng phí do tồn trữ (Inventory Waste)

3.    Lãng phí vận chuyển (Conveyone Waste)

4.    Lãng phí do khuyết tật sản phẩm (Defect Waste)

5.    Lãng phí quá trình (Processing Waste)

6.    Lãng phí trong hoạt động (Operation Waste)

7.    Lãng phí về thời gian vô ích (Idle time)

Và +1 sử dụng lãng phí nguồn nhân lực

Hãy bắt đầu từng nhóm lãng phí:

1.    Lãng phí do sản xuất dư thừa (Over production)

Hầu hết các doanh nghiệp sản xuất đều thực hiện sản xuất + 5 – 7% số lượng đơn hàng để dự phòng hoặc sản xuất trước một số sản phẩm cơ bản để có thể đáp ứng yêu cầu giao hàng nhanh. Con số này, trước đây được chúng ta xem là chỉ số an toàn trong sản xuất. Tuy nhiên, nếu biết cách khống chế con số này hiệu quả, thì đây là một con số lãi không hề nhỏ cho doanh nghiệp.

Chưa kể, khi sản xuất dư thừa, nguồn dư thừa này lại thành hàng tồn kho. Lại phát sinh thêm một loại lãng phí khác: Lãng phí do tồn trữ.

2.    Lãng phí do tồn trữ (Inventory Waste)

Tồn trữ ở đây, có thể là hàng thành phẩm, bán thành phẩm trong kho, trên kệ, trên máy,… hoặc đâu đó trong xưởng. Hàng tồn trữ này hoàn toàn không mang lại giá trị nào cho doanh nghiệp & khách hàng nhưng lại làm doanh nghiệp mất rất nhiều chi phí. Chi phí lưu kho, chi phí do chiếm dụng mặt bằng, chi phí quản lý, … và rất nhiều vấn đề khác phát sinh như: do che khuất tầm nhìn nên có thể sẽ phát sinh các lỗi, khuyết tật sản phẩm không được nhận biết kịp thời, sản phẩm xuống cấp,…

Vì vậy, loại bỏ được lãng phí tồn trữ, doanh nghiệp vừa tiết kiệm được chi phí, lại tạo được cho mình thêm nhiều lợi thế cạnh tranh.

3.    Lãng phí vận chuyển (Conveyone Waste)

Nhiều xưởng sản xuất hiện nay của chúng ta đang được bố trí theo chức năng. Quá trình sản xuất một sản phẩm phải đi qua nhiều khâu. Việc luân chuyển này không chỉ làm phát sinh lãng phí do lưu trữ mà còn gây lãng phí vận chuyển. Vì vậy, để loại bỏ lãng phí vận chuyển, cách đơn giản nhất có thể áp dụng là thiết kế dây chuyền chữ U & liên tục.

4.    Lãng phí do khuyết tật sản phẩm (Defect Waste)

Khuất tật sản phẩm thì không thể loại bỏ hoàn toàn, nhưng dùng biểu đồ xương cá, chúng ta có thể tìm ra nguyên nhân & giảm dần khuyết tật.

5.    Lãng phí quá trình (Processing Waste)

Rất nhiều quy trình làm việc của chúng ta hiện nay không hợp lý hoặc chưa thuận tiện cho người lao động. Điều này không những gây lãng phí lớn mà còn làm hạn chế năng lực của người lao động & tạo cơ hội cho những khuyết tật khác phát sinh.

6.    Lãng phí trong hoạt động (Operation Waste)

Công tác điều hành hoạt động doanh nghiệp của chúng ta hiện nay cũng đang ẩn chứa vô vàn lãng phí, thậm chí là tiêu cực. Nếu các cấp quản lý & lãnh đạo cùng có ý thức về việc loại bỏ lãng phí & doanh nghiệp có giải pháp hỗ trợ phù hợp thì lãng phí này có thể bị loại hoàn toàn.

7.    Lãng phí về thời gian vô ích (Idle time)

Những giai đoạn chờ không cần thiết thường gây lãng phí. Thậm chí là lãng phí lớn. Vì vậy, xem xét & loại bỏ lãng phí thời gian vô ích là điều cần thiết cho sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp.

8.    Lãng phí nguồn nhân lực

Hơn 90% doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang có lãng phí nguồn nhân lực. Lãng phí ấy diễn ra mọi lúc, mọi nơi do nhiều nguyên nhân.

Làm thế nào để loại bỏ lãng phí?

 Trước khi loại bỏ lãng phí, chúng ta phải xác định được lãng phí. Sử dụng biểu mẫu dưới đây sẽ giúp chúng ta dễ dàng nhận dạng lãng phí.

 

Mô tả lãng phí  Có lãng phí Không có lãng phí Điểm số Nguyên nhân và đề xuất cải tiến
         

          Điểm số sẽ giúp chúng ta nhận biết được mức độ nghiêm trọng của lãng phí. Điểm số nên cho từ 0 – 3.

·         Điểm 0: không có lãng phí

·         Điểm 1: có rất ít lãng phí

·         Điểm 2: có lãng phí

·         Điểm 3: lãng phí đặc biệt nghiêm trọng, có nguy cơ ảnh hưởng đến sự tồn tại & phát triển của doanh nghiệp.

Việc thực hiện dự án loại bỏ lãng phí không phải là quá phức tạp và cũng không mất nhiều công sức. Tuy nhiên, nó cần được các nhà quản lý thấu hiểu & có thái độ tích cực hợp tác vì tất cả chúng ta, không ai muốn thừa nhận mình đang lãng phí. Vì vậy, để dự án thành công, lãnh đạo cần có những bước đào tạo nhận thức & động viên tích cực.

Kim Thủy – Bài đã đăng trên DNSG Online ngày 10/11/2014

Bài liên quan:

Khủng hoảng & bài toán cắt giảm chi phí

10/11/2014 12:00 AM
[Trở lại]
 
Các tin khác...